Документи

ГОРОДНИЦЬКА  СЕЛИЩНА РАДА

ЗВЯГЕЛЬСЬКОГО РАЙОНУ  ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Селищного голови

від 27.11.2023 року                      смт Городниця Житомирська область                          № 78/А

про затвердження Комунікаційного плану

Багаторічного Плану Вирішення Соціальних

Проблем (далі БПВСП)

Городницької територіальної громади

Відповідно до ст. 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, з метою інформування працівників Городницької селищної ради та її структурних підрозділів, мешканців громади та широкої громадськості про розробку БПВСП Городницької територіальної громади,

РОЗПОРЯДЖАЮСЬ :

1. Затвердити Комунікаційний план процесу розроблення БПВСП, відповідно до Додатку № 1 до цього Розпорядження .
2. Контроль за виконанням розпорядження  покладається на заступника селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради - Леонтія Валєнкевича.
3. Розпорядження набирає чинності з дати його підписання.

            Селищний голова                                                                     Іван ОНИЩУК

КОМУНІКАЦІЙНИЙ ПЛАН

розроблення багаторічного плану вирішення

соціальних проблем

Городницької територіальної громади

27 листопада 2023

Городниця

Зміст

1.    Вступ                                                                                                                                              5

2.    Комунікаційний план дій з розробки БПВСП  Городницької територіальної громади                   5

2.1.     Зацікавлені сторони та їхні інформаційні потреби                                                                      5

2.2.     Внутрішні інформаційні потреби – деталізація                                                                           7

2.3.     Постачальники інформації                                                                                                          7

2.4.     Схема інформаційного потоку                                                                                                    8

3.    Матриця комунікаційного плану                                                                                                    9

4.    Періодичність/терміни надання інформації про проєкт                                                                16

5. Методи комунікації у співпраці між Координатором та Командою БПВСП зі співробітниками ТГ та експертами/консультантами ФМС                                                                                                       18

5.1. Очні зустрічі та домовленості по телефону або електронній пошті.                                              18

5.2. Звіти                                                                                                                                              19

5.3. Веб-сайт / Facebook  ТГ                                                                                                                 19

5.4. Передача інформації по електронній пошті                                                                                   19

5.5. Інформаційна дошка                                                                                                                      19

5.6. Прес-релізи                                                                                                                                    20

5.7. Презентація                                                                                                                                   20

6.    Мобілізація працівників відділу соціального захисту населення  в територіальній громаді, та інших організаційних підрозділів ТГ, для залучення до процесу розробки та впровадження БПВСП           20

7.    Ресурси, необхідні для реалізації Комунікаційного плану                                                            21

7.1. Людські ресурси                                                                                                                            21

7.2. Матеріально-технічні засоби реалізації Комунікаційного плану                                                   21

7.3. Фінансові ресурси – бюджет на реалізацію Комунікаційного плану                                             21

У тексті використані скорочення:

ТГ            - Територіальна Громада

ЦНСП     - Центр надання соціальних послуг

БПВСП   - Багаторічний план вирішення соціальних проблем

ФМС – Фонд міжнародної солідарності

1. Вступ

Метою цього документу є, зокрема, допомога у створені Комунікаційного плану для розробки Багаторічного плану вирішення соціальних проблем (БПВСП) у Городницькій територіальній громаді. Розробка разом з навчальним компонентом здійснюється в рамках проєкту „Підтримка децентралізації: підвищення компетенцій територіальних громад у сфері соціальних послуг”, що реалізується Представництвом Фонду міжнародної солідарності за фінансової підтримки Програми польської співпраці у сфері розвитку Міністерства закордонних справ Республіки Польща, а також Офісу Координатора програм допомоги США в Європі та Євразії Державного департаменту США в рамках 10-го раунду програми «Development Cooperation Partnership Program».

Розробка БПВСП дасть можливість забезпечити системний та довгостроковий підхід до діагностики та вирішення (або, принаймні, пом'якшення) соціальних проблем та кращого задоволення соціальних потреб у громаді. БПВСП складатиметься з аналітично-діагностичної частини, в якій буде представлена діагностика соціальної ситуації в Територіальній громаді, та програмної частини, в якій будуть визначені пріоритети, цілі, заходи та проєкти для реалізації планів.

Як правило, до процесу планування мають залучатися не лише працівники сфери соціального захисту, а й інші працівники різних організаційних підрозділів ТГ, особливо вчителі, представники служби охорони здоров'я, а також працівники підрозділів, відповідальних за будівництво тощо.

Крім того, дуже важливо залучити до процесу зовнішніх партнерів, як інституційних (поліція, охорона здоров'я,  організації громадянського суспільства, районні та обласні адміністрації чи сусідні територіальні громади), так і неформальних груп мешканців (наприклад, представників ВПО, окремих населених пунктів чи середовищ, наприклад людей похилого віку, інвалідів). Для забезпечення безперебійного потоку правильної та належним чином адресованої інформації розробляється цей Комунікаційний план. Окрім суто інформативної функції, він також матиме освітню та активізуючу функцію - отримання зворотного зв'язку від різних соціальних партнерів та забезпечення їхньої участі у процесі планування на етапі опитування громадськості та громадського обговорення проєкту на завершальному етапі цього процесу.

План комунікації має на меті визначити коли і як інформувати всіх учасників процесу планування – як працівників усіх структурних підрозділів громади, так і інституційних партнерів, мешканців громади та ЗМІ. Іноді також сусідні органи місцевого самоврядування або районну та обласну адміністрацію.                                                                     

2. Комунікаційний план дій з розробки БПВСП Городницької  територіальної громади
   1. Зацікавлені сторони та їхні інформаційні потреби

У таблиці нижче представлені всі стейкхолдери (зацікавлені сторони) проєкту (адресати заходів, постачальники інформації). Поділ на групи зумовлений різноманітністю комунікаційних заходів та інструментів, які будуть застосовуватися для визначених груп. У таблиці визначено також обсяг інформаційних потреб для кожної групи у вигляді закріплених за ними комунікаційних цілей проекту (визначення інформаційних потреб).

Таблиця №1

1. 2. Внутрішні інформаційні потреби – деталізація

Внутрішні інформаційні потреби стосуються лише організаційних одиниць територіальної громади, зокрема відділу соціального захисту населення  селищної ради. Вони відрізняються від зовнішніх потреб учасників процесу (не ОМС), оскільки передбачають безпосередню відповідальність за кінцевий результат. Тому необхідно забезпечити якнайкращий рівень інформованості, розуміння цілей роботи, а також очікуваних результатів та забезпечити співпрацю працівників ТГ для їх досягнення. Основні внутрішні інформаційні потреби перераховані нижче:

1. Інформування співробітників про цілі та методологію БПВСП – на початку та впродовж процесу. Що стосується методології, то при необхідності слід звернутися за підтримкою до експертів/консультантів ФМС.
2. Інформування окремих організаційних підрозділів ТГ, задіяних у процес, про хід  розробки БПВСП, включаючи результати окремих його етапів та очікувані обсяги і методи співпраці з Координатором та  Командою БПВСП.
3. Мобілізація - мотивування до активної участі і високий рівень залучення співробітників організаційних підрозділів ТГ в процес діагностики і планування, в тому числі розробці проектів для досягнення цілей поставлених у  БПВСП.
4. Забезпечення належного потоку інформації всередині та між організаційними одиницями – з метою отримання найкращих умов для процесу розробки  БПВСП.
5. Формування іміджу відділу соціального захисту населення та селищної ради як професійних інституцій, що ефективно вирішують проблеми та задовольняють соціальні потреби.

1. 3. Постачальники інформації
1. Інформацію про хід робіт над розробкою БПВСП для ФМС, керівництва ТГ, працівників селищної ради та організаційних підрозділів ТГ буде підготовлена та надана Координатором Команди з розробки БПВСП або секретарем команди.
2. Інформації, необхідні для підготовки діагнозу соціальної ситуації ТГ та на етапі планування, будуть надані Координатору Команди з розробки БПВСП, керівникам організаційних підрозділів селищної ради та керівникам інших організаційних підрозділів ТН. Постачальники інформації дотримуватимуться встановлених строків подання інформації та прийнятих форматів і стандартів підготовки даних.
3. Інформація надана експертам/консультантам ФСМ, необхідна для здійснення моніторингу робіт над розробкою БПВСП, консультацій, аналізу та підтримки в роботі Координатора та Команди з розробки БПВСП, буде надана Координатором або призначеною ним особою.
4. Інформацію мешканцям, громадським організаціям та іншим партнерам, які беруть участь у процесі розробки БПВСП, надаватиме відділ організаційної роботи Городницької селищної ради
5. Інформація для ЗМІ, веб-порталів та інших каналів, адресована широкій громадськості або конкретним групам, надаватиме відділ організаційної роботи Городницької селищної ради

1. 4. Схема інформаційного потоку

Нижче у вигляді схеми вказані ключові маршрути інформаційного потоку. Розробка БПВСП характеризується високою складністю, у зв’язку з:

• залученням як внутрішніх, так і зовнішніх одержувачів інформації;

• залежністю Координатора, Команди та Експертів/Консультантів ФМС від внутрішніх та різних зовнішніх постачальників інформації (включаючи респондентів соціальних досліджень, громадські організації, поліцію, школи, медичні установи та інші);
• взаємним впливом у процесі діагностики та планування – ступінь «соціалізації» БПВСП залежить від активності інституційних, соціальних партнерів та мешканців –  чим вона вища, тим краща якість плану та більше шансів залучення партнерів у його реалізацію;
• критичною важливістю своєчасності надання інформації Координатору, команді та експертам/консультантам ФМС

2. Матриця комунікаційного плану

У матриці нижче вказані ключові заходи в процесі розробки БПВСП, адресати інформаційного повідомлення, цілі комунікації, засоби комунікації – способи надання інформації, а також дати або періодичність передачі та особи/організаційні одиниці, відповідальні за підготовку і передачу інформації

Таблиця № 2 План комунікації БПВСП громад

2. Періодичність/терміни надання інформації про проєкт

Періодичність і форма надання інформації про створення БПВСП залежить від адресатів і їх ролі на різних етапах проєкту.

Таблиця №3 

5. Методи комунікації у співпраці між Координатором та Командою БПВСП зі співробітниками ТГ та експертами/консультантами ФМС

5.1. Очні зустрічі та домовленості по телефону або електронній пошті

• Онлайн зустрічі експертів/консультантів ФМС з Координатором та командою БПВСП (інструмент: Zoom або інший)
• Зустрічі/контакти телефон/переписка по електронній пошті з експертами/консультантами ФМС для надання роз'яснень і допомоги під час роботи.

Консультативні контакти Координатора та  Команди БПВСП  з пошті з експертами/консультантами ФМС стосуватимуться, зокрема:

- розробки комунікаційного плану,

- визначення сфери діагностики, соціологічних досліджень, проведених аналізів, формулювання висновків з аналізу соціальної ситуації при ТГ,

- моніторинг та підтримка процесу,

- узгодження результатів діагностики,

- визначення пріоритетів, цілей і дій,

- підготовка робочих проектів БПВСП,

- публічні консультації.

Ключові етапи передачі знань:

• Ініціаційний тренінг для керівництва та координаторів (1 день) - проводиться 24-26 жовтня 2023 року
• Ініціаційний тренінг для команди, яка розробляє БПВСП (2-денний за участю експертів/консультантів ФМС), запланований на 11-15 грудня 2023 року,
• Зустрічі з командою під час проєкту (2-денні воркшопи та консультації) з січня 2024 року,
• Презентація та обговорення результатів діагностики (зустріч з керівництвом ТГ та іншими підрозділами селищної ради),
• Консультації щодо детальних проектів,
• Інформаційна зустріч з презентації БПВСП.

5.2. Звіти

Звіти, що інформують про хід робіт по створенню БПВСП, включаючи проведені заходи та опис заходів, запланованих до виконання, разом із передбаченими термінами будуть надані Керівництву ТГ.

5.3. Веб-сайт / Facebook  ТГ

На сайті: https://gorodnycka-gromada.gov.ua/ ,  інформація про хід роботи та документ буде розміщена у спеціально підготовленій вкладці – «Розробка  БПВСП  Городницької  територіальної громади». Інформація буде адресована мешканцям, громадським організаціям та працівникам ТГ.

Профіль ТГ у Facebook буде використовуватися для поширення інформації про розробку БПВСП та про окремі заходи, на які будуть запрошені соціальні партнери.

5.4. Передача інформації по електронній пошті

Інформація, надіслана електронною поштою, буде найбільш ефективною формою обміну інформацією про реалізацію проекту між членами команди БПВСП, Координатором та співробітниками TГ і, можливо, іншими підрозділами, що беруть участь у процесі діагностики та планування.

5.5. Інформаційна дошка

У  будівлі селищної ради в селищі Городниця та у старостатах на інформаційних дошках буде надаватися інформація про розробку БПВСП та реалізацію ключових етапів діяльності (особливо соціологічних досліджень, діагностики соціальної ситуації ТГ та публічних консультацій проекту).

5.6. Прес-релізи

Після завершення проекту стаття або коротка публікація про розробку БПВСП в Городницькій територіальній громаді.

5.7. Презентація

Фінальна презентація  розроблених БПВСП буде представлена керівництву та колективу відділу соціального захисту населення  та ТГ. Презентація також буде представлена іншим стейкхолдерам проекту (депутатам, старостам, іншим організаційним підрозділам ТГ, партнерським громадським організаціям, можливо, обласній та районній адміністрації).

1. Мобілізація працівників відділу соціального захисту населення в територіальній громаді, та інших організаційних підрозділів ТГ, для залучення до процесу розробки та впровадження БПВСП

Розробка БПВСП в Городницькій територіальній громаді – один з перших таких проектів в Україні. В рамках проєкту будуть створені перші процедури діагностики соціальної ситуації громади та довгострокового планування у сфері вирішення соціальних проблем. Для цього потрібне повне залучення не тільки працівників соціальної сфери, а й освіти, медицини, а також інших організаційних підрозділів. БПВСП може також включати інфраструктурну діяльність та інші види діяльності, в яких будуть предметно та організаційно залучені працівники різних сфер. Мультидисциплінарність Плану вимагає хорошого потоку інформації, що визначає ефективну співпрацю, тим більше, що важливими партнерами в цьому процесі також мають бути суб'єкти з-поза бюджетної сфери – громадські організації, підприємці та неформальні групи мешканців. Йдеться не лише про сам етап розробки, а й про реалізацію Плану після його прийняття.

Участь у процесі розробки та впровадження БПВСП надасть багатьом співробітникам ряд переваг:

 - набуття компетенцій у формулюванні аналізів та діагнозів, а також довгострокового планування, що використовуються в державному управлінні країн Європейського Союзу;

- розроблення прогнозу соціальної ситуації в територіальній громаді, який має перетворитися на більш ефективні дії в майбутньому;

- мати більший вплив на формування соціальної ситуації територіальної громади;

- створення та  подальший розвиток ЦНСП та інших організаційних підрозділів;

- формування практичних знань щодо створення  та реалізації проєктів;

- вплив на позитивний імідж відділу соціального захисту населення Городницької селищної ради  та інших організаційних одиниць територіальної громади.

2. Ресурси, необхідні для реалізації Комунікаційного плану

7.1. Людські ресурси

До реалізації Комунікаційного плану будуть залучені такі організаційні одиниці/особи*: організаційний відділ, відділ економічного розвитку, відділ освіти, молоді та спорту, служба у справах дітей Городницької селищної ради.

7.2. Матеріально-технічні засоби реалізації Комунікаційного плану

      Створення спеціальної вкладки на сайті Городницької селищної ради «Розробка  БПВСП  Городницької  територіальної громади», друк листівок, папок, опитувань, оголошень, фото- та/або відео документації  ключових подій тощо.

7.3. Фінансові ресурси – бюджет на реалізацію Комунікаційного плану

Фінансування здійснюється з поточних видатків бюджету Городницької селищної ради.